Guía de comunicación corporativa para empresas que empiezan (y quieren hacerlo bien)

Tiempo estimado de lectura: 13 minutos

En mis años de experiencia como periodista y consultora de comunicación para empresas, he visto de todo. Pero, lo que siempre me ha llamado más la atención, es el desconocimiento que en muchos negocios, grandes o pequeños, sobre la importancia de la comunicación corporativa. Es decir, se preocupan por tener un buen producto, el personal adecuado, unas buenas redes logísticas… pero no tanto en ofrecer la mejor imagen de la empresa y cuidar su reputación o identidad.

No son teorías: un buen manejo de la comunicación influye directamente en la cuenta de resultados. Por contra, la falta de gestión de la comunicación o de la respuesta adecuada ante una crisis de reputación, pueden hundirlo.

Si tienes una empresa de cualquier tamaño y quieres comenzar, esta guía de comunicación corporativa es para ti. A continuación te explico, en un lenguaje claro y práctico, qué es, qué piezas no pueden faltar en tu plan de comunicación y por dónde empezar para ver resultados en 90 días.

Qué es la comunicación corporativa

En resumen, la comunicación corporativa es el conjunto de prácticas que utilizan las empresas para transmitir información con un objetivo: construir una imagen positiva y relaciones sólidas con empleados, clientes, proveedores y la comunidad. Como resultado, obtendrá más reputación, compromiso de los empleados y fidelidad del cliente.

Idealmente, toda la estrategia la coordina un director/a de comunicación (Dircom). Es el encargado de diseñar el plan de comunicación, definir mensajes y activa los canales adecuados (notas de prensa, redes sociales, boletines internos, eventos, etc.). En resumen, este profesional de la comunicación está encargado de decidir qué decir, a quién, por qué canal y cómo medir si está funcionando.

Los pilares de la comunicación corporativa

Una empresa construye su estrategia de comunicación y su reputación desde muchos frentes, vamos a ver los princiales.

Identidad corporativa:

Define el propósito, valores, tono y mensajes clave de la empresa. Es decir, no es un simple logotipo, es una filosofía que recorre todos sus departamentos y se transmite a través del gabinete de comunicación. ¿A qué valores quieres asociar tu empresa? ¿Tradición o modernidad? ¿Sostenibilidad? ¿Creatividad? ¿Rapidez? ¿Producto premium o de consumo rápido? Son algunos ejemplos para que puedes adaptar a tu caso.

Mapa de públicos

¿A quiénes van a lanzar tus mensajes? Empleados, clientes, medios, partners, comunidad, administración… ¿Qué necesita cada uno? Hay que dárselo en el momento y formato adecuados.

Portavoz preparado

¿Quién será la imagen y voz de la empresa? Especialmente en momentos de crisis, es esencial tener entrenado un portavoz que sepa transmitir la mejor imagen mediante técnicas de oratoria, lenguaje verbal y no verbal con formación como la que impartimos. Prepara un plan de formación en oratoria corporativa y media training para directivos y equipos que representen la marca. Oratoria y comunicación corporativa han de ir de la mano.

Elección de canales

Dentro y fuera de internet hay muchos canales donde hacer visible tu empresa. Elige los más adecuados según tu caso. De lo “core” (web, dossier corporativo) a lo “push” (redes, email marketing, gabinete de prensa, eventos, canal Youtube…). Es imprescindible preparar un calendario para tener una estrategia de comunicación organizada y clara.

Protocolos para crisis de reputación

Hoy en día cualquier empresa puede sufrir a una crisis de reputación, e internet amplifica hasta el infinito las consecuencias un paso en falso. Lo peor que puedes hacer es improvisar: es importante tener preparado un plan de comunicación de crisis para reaccionar inmediatamente y de manera correcta.

Análisis y mejora

Como en cualquier otra pata de la empresa, es esencial analizar si estás yendo por el buen camino: una consultoría y el plan de comunicación debe analizar los indicadores que decidas.

Lo más importante es que cada contenido refleje tu forma de ver el mundo y cómo puedes ayudar a otros con lo que sabes hacer. Evita situaciones o fotos poco profesionales, o comentarios y temas polémicos.

Comunicación interna y externa

En primer lugar, el líder o directivo ha de manejar las habilidades esenciales de comunicación para gestionar equipos.

Pero, tan importante es mantener al personal informado de las cuestiones importantes, para que se sienta parte del proyecto, como trasladar la buena imagen al exterior. Para evitar problemas de comunicación interna en la empresa, es importante planificar los protocolos de información de novedades importantes, logros de premios o reconocimientos, lanzamientos de nuevos productos…

Puedes comunicarte con los empleados por muchas vías: desde el clásico papel en un tablón de anuncios de la empresa a un correo electrónico o un grupo de whatsapp, entre otros formatos. La clave es tener un sistema reconocible y que funcione en la práctica, para que el equipo se sienta bien informado, y aumente su bienestar laboral y el buen clima en la empresa.

Hablando de la comunicación externa, son los canales de puertas afuera, como pueden ser la página web, las redes sociales, notas de prensa, eventos, publicidad…. La coherencia entre ambas es la base de la comunicación integral que tus clientes están buscando.

Tu plan de comunicación corporativa en 7 pasos

Si te abruman todas las patas de la comunicación para empresas, lo mejor será que vayamos paso a paso para empezar a aprovechar esta herramienta.

Diagnóstico

Lo primero será saber en qué punto está tu empresa en cuanto a la comunicación. Analiza tu marca y canales:

• ¿Tienes una identidad corporativa sólida?
• ¿Tu página web está actualizada y es atractiva?
• ¿Atrae tráfico y clientes?
• ¿Tienes un dossier corporativo?
• ¿En qué redes sociales está la empresa y con qué resultados?
• ¿Utilizas el email marketing?
• ¿Cómo te comunicas con tus empleados?
• ¿Utilizas el whatsapp marketing?
• ¿Haces publicidad?
• ¿Cuáles son tus relaciones con los medios de comunicación?
• ¿El trabajo lo hace una miembro de la plantilla con formación suficiente o delegáis en una agencia de comunicación?

Objetivos SMART

Significa que la empresa ha de plantearse objetivos que sean concretos, realistas y medibles. Por ejemplo, crecer un x% mensual en redes sociales, o en clientes al mes a través de la página web, enviar x notas de prensa al mes, o invertir x dinero mensual en publicidad. Siempre de manera realista y adaptada a tus posibilidades, para no caer en la frustración.

Públicos y mensajes

 Piénsalo: cuál es el público que quieres captar, tu cliente ideal, en qué canales se mueve y qué mensajes van a captar su atención. Por ejemplo, no será lo mismo que tu público objetivo sean jubilados que juegan al golf (que utilizan sobre todo Facebook o los medios de comunicación) o veinteañeros universitarios (que estarán en Instagram, TikTok y Youtube principalmente). No tiene sentido que malgastes tiempo en canales donde no están tus clientes.

Canales y calendario

Tras elegir los canales, llega el siguiente paso: crear el calendario para tener una presencia constante y coherente. Lo normal es hacer un plan de comunicación anual, que incluye en el caso de las redes sociales un social media plan con las bases de tu estrategia en redes sociales. Por supuesto, el plan anual se irá adaptando a la evolución de la empresa, si hay cambios que lo hagan necesario. En el caso de los canales online, puedes contar con una agencia de marketing digital o un community manager que te ayude con el calendario y los contenidos. Sin embargo, si lo vais a hacer internamente en la empresa, puedes apoyarte en esta guía para iniciarse en el marketing digital.

Hablando de contenidos, no caigas en la tentación de centrarte en vender tus productos o servicios. Es importante lanzar contenidos de valor que te hagan conectar con la gente, más allá de la venta.

El formato del contenido puede ser variado: texto para blogs o redes sociales, imágenes y fotografías, infografías… y especialmente el vídeo. Y es que el videomarketing es hoy en día el rey. En otros posts te hemos contado cómo aprovechar esta herramienta de vídeos y también cómo empezar a hacer podcasts.

En todo el proceso, la inteligencia artificial puede ser tu aliada para planificar y hacer seguimiento de tus acciones de comunicación y marketing.

Portavoces y formación

Como hemos comentado antes, las empresas deben tener una sola voz autorizada a hablar en su nombre. Un portavoz que sepa transmitir los mensajes en positivo. Tanto en reuniones cara a cara como en presentaciones públicas o medios de comunicación. En público y en privado.

Es esencial que el portavoz se haya empapado previamente de la cultura empresarial, que conozca el negocio muy bien por dentro y sobre todo que sepa transmitir con seguridad, credibilidad y confianza. Para ello te ofrecemos nuestra formación personalizada para directivos, CEOS y dircoms.

El objetivo es que el portavoz evite los errores que puedan agravar la crisis de reputación, si llega, y pueda gestionar conflictos con seguridad y transparencia.

También puedes recurrir a un portavoz externo, una persona con la formación necesaria para afrontar el reto en un momento de crisis, como yo misma lo fui de las jóvenes quemadas con ácido por el exnovio de ellas en Málaga, hace unos años.

Gestión de crisis de reputación corporativa

Contar con un portavoz entrenado es esencial. Pero hay muchas más tareas dentro del plan de comunicación de crisis que cualquier empresa debe tener. Una mala reseña, un mal día de un empleado, una respuesta insatisfactoria ante cliente enfadado, un error que provoca daños irreparables… Se dice que se tarda años en construir la reputación de una empresa, y solo un minuto en destruirla. Por eso hay que tener un plan, por si un día sucede.

El mapa de riesgos deberá incluir posibles escenarios de crisis que pueden suceder según el sector del negocio (aunque sea una obviedad, por ejemplo una intoxicación alimentaria es más probable en un restaurante que en una tienda de zapatos). También los canales por los que se enviará la información (redes sociales, nota de prensa, aviso en la web… ) y los plazos de ejecución de los trabajos. En caso de crisis de reputación, la rapidez de reacción es esencial, y eso implica tener el plan preparado y ejecutarlo sin demoras.

Análisis y mejora

Como en otros ámbitos de la empresa, es esencial auditar la marcha del plan de comunicación. ¿Se han cumplido las tareas previstas en tiempo y forma? ¿Cuáles son los resultados? ¿En qué se puede mejorar? Sin análisis no sabremos si estamos realmente aprovechando los recursos que le dedica la empresa a su plan de comunicación.

Caso práctico: comunicación corporativa en 90 días

Pasemos de la teoría a la práctica. ¿Cómo arrancar el plan de comunicación de una empresa en 3 meses.

Primer mes:

Prmer mes: Preparar el terreno

• Preparación de auditoría de todos los canales de comunicación + objetivos.
• Realización de dossier corporativo actualizado (PDF y versión web SEO).
• Definición de mensajes clave y portavoces.
• Formación en comunicación para equipo directivo.
• Preparación de protocolo de crisis de reputación.

Segundo mes: Activar los canales

• Inserción en el blog de la web de 3 piezas estratégicas con perspectiva SEO.
• Email marketing: elaboración de plantilla de newsletter mensual + envió del primero.
• Redacción y envío de una nota de prensa con un dato propio.
• Redes sociales: calendario 4–6 semanas.
• En canales de vídeo, grabación y edición, y creación del canal Youtube.

Tercer mes: Analizar y optimizar

• Análisis de resultados de los canales elegidos.
• Optimización SEO on‑page y enlazado interno.
• Primer reporte y ajustes: dobla la apuesta en lo que rinde; desactiva lo que no.

¿Consultoría o formación en comunicación corporativa?

La pregunta viene a cuento para decidir si vas a gestionar la comunicación de tu empresa de manera interna, con un departamento y personal propios, o bien lo vas a subcontratar a una agencia externa. Valora pros y contras.

Cuando estás empezando, te recomiendo que cuentes con una agencia de comunicación especializada para que te ayude a arrancar con un plan estratégico y los primeros pasos. Porque conseguirás un análisis profesional de tu negocio en materia de comunicación y una base sólida desde la que construir de manera acertada y en la buena dirección.

A la vez o después, puedes optar por la formación in-company del personal que vaya a realizar tareas relacionadas con la comunicación. De esta manera, podrán recoger el testigo y continuar con el trabajo, en el caso de que quieras dejar de tener una agencia externa.

Y en todo momento, ten la opción de seguir formando al personal que se incorpore o en herramientas novedosas. Por ejemplo, la inteligencia artificiar aplicada a las estrategias de marketing y comunicación.

Errores frecuentes en la comunicación corporativa

Puede que te haya pasado alguno… o todos. Es normal, pero intenta evitarlos en el futuro aplicando esta guía.

• Publicar en redes sociales «porque hay que estar» sin objetivo. Define el “por qué” y “para qué” antes de invertir tiempo en las redes sociales.
• No tener un dossier corporativo al día. Es tu carta de presentación ante prensa, partners y talento.
• Portavoces sin entrenamiento. En tiempos de TikTok y titulares, la oratoria corporativa es una ventaja defensiva y ofensiva.
• Ignorar la gestión de crisis. No es si ocurrirá, sino cuándo. Ten el protocolo listo.
• No medir. Sin análisis no hay aprendizaje ni presupuesto sostenible.

¿Por qué es importante la comunicación en una empresa?

Es cuestión de dinero. Y es que una buena política de comunicación hace más visible tu empresa, la dota de reputación y credibilidad, te posiciona mejor frente a tus competidores e incrementa por tanto las ventas y tu cuenta de resultados. Es una inversión necesaria además para superar posibles crisis de reputación.

¿Qué canales priorizo?

Si tienes pocas opciones para poner en marcha el plan de comunicación en tu negocio, es el momento de priorizar. Nuestra propuesta:

• Página web actualizada y con contenidos dinámicos para un mejor posicionamiento SEO.
• Dosier de presentación actualizado en papel y en formato digital.
• Una red social elegida según tu público objetivo y actualizada con regularidad.

Aunque sean pocos canales, lo importante es que tus mensajes sean constantes y coherentes con tus objetivos.

Da el siguiente paso

Como profesionales con larga experiencia en el mundo de la comunicación para empresas, te ofrecemos un paquete para empezar:

• Auditoría de comunicación + plan de 90 días con análisis de resultados.
• Formación in‑company en oratoria corporativa y portavoces.
• Protocolo de crisis.
• Dossier corporativo y kit de mensajes listo en 30 días.

Comprobarás que la comunicación es la mejor inversión en tu negocio.

Formación y consultoría en comunicación corporativa

Estamos aquí para acompañarte. Nuestra formación es 100% práctica y se adapta a tus necesidades, con sesiones unipersonales o en grupo, tanto presenciales como online.

No pierdas la oportunidad de transformar tu comunicación y alcanzar tus objetivos. Si quieres conocernos mejor, visita la web de Esteban Fernández y la de Amparo Bou.    

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